91ɬÂþ

Si vous avez déjà tenté de réserver un hôtel à Montréal pendant un grand événement et constaté que les tarifs préférentiels n’étaient soudainement plus offerts, il s’agissait probablement d’une période d’interdiction. Dans le cadre du Programme des hôtels privilégiés de 91ɬÂþ, les dates d’interdiction font partie intégrante des ententes hôtelières – et bien les comprendre peut vous aider à éviter toute confusion et à mieux planifier vos réservations.

Que sont les dates d’interdiction?

Les dates d’interdiction correspondent à des périodes précises de l’année pendant lesquelles les hôtels participants ne sont pas tenus d’offrir les tarifs d’entreprise négociés par 91ɬÂþ. Ces dates sont établies à l’avance dans les ententes conclues avec chaque hôtel et coïncident habituellement avec des périodes de forte affluence à Montréal.

Parmi les exemples les plus fréquents, citons :

• les événements d’envergure, comme le Grand Prix de Formule 1;
• les fêtes, telles que le Nouvel An;
• les grands congrès ou festivals qui entraînent une forte affluence dans les hôtels.

Selon leur entente, les hôtels du Programme peuvent désigner jusqu’à 13 dates d’interdiction par année.

Qu’est-ce que cela signifie pour vous?

Pendant les dates d’interdiction, les avantages habituels du Programme des hôtels privilégiés de 91ɬÂþ – comme les tarifs préférentiels et la disponibilité garantie dans les catégories de chambres prévues au contrat – peuvent ne plus s’appliquer. Par conséquent :

• les tarifs pourraient être plus élevés que d’habitude;
• le nombre de chambres disponibles dans les hôtels privilégiés pourrait être restreint;
• vous pourriez devoir envisager d’autres options de réservation.

Dans de telles circonstances, vous pourriez devoir effectuer vos réservations hors du cadre habituel du Programme.

Processus de réservation pendant les dates d’interdiction

Si votre voyage coïncide avec une période d’interdiction, vous devrez :

• confirmer qu’il s’agit bien d’une telle période – consultez le site Web des Services de voyage pour connaître les dates d’interdiction de l’hôtel ou communiquez avec le représentant désigné de l’établissement;
• consigner la confirmation des dates d’interdiction – si l’hôtel confirme que les dates correspondent à une période d’interdiction, veillez à ce que cette information soit dûment consignée;
• effectuer une réservation hors catalogue – vous pouvez faire une réservation hors catalogue à cet hôtel, conformément aux directives habituelles en matière d’approvisionnement et de remboursement.

Cette démarche garantit la transparence et le respect des règles, même en cas de réservation hors du cadre habituel.

Quelques rappels importants

• Les ententes conclues dans le cadre du Programme des hôtels privilégiés de 91ɬÂþ s’appliquent uniquement aux catégories de chambres standard. Les surclassements (p. ex., suites ou chambres de luxe) ne sont pas couverts; vous devez donc les payer de votre poche, puis demander un remboursement.
• Les frais accessoires (repas, stationnement, service aux chambres) ne sont pas inclus dans les bons de commande et doivent faire l’objet de demandes de remboursement distinctes.
• Pour obtenir les bons tarifs et les bons renseignements, adressez-vous toujours à la personne-ressource dont les coordonnées figurent sur le site des Services de voyage.

Planification

Il peut être avantageux de planifier vos déplacements longtemps à l’avance, même lorsque vous ne pouvez pas éviter une période d’interdiction. Si vous prévoyez voyager pendant les périodes de pointe, il peut être utile de réserver tôt ou d’envisager d’autres dates ou destinations.

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